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Rechnungen an die Stadt

Die Stadt Kenzingen hat ihren Rechnungseingang zentralisiert und größtenteils digitalisiert.

Zum Erhalt der Rechnungen wurde das Postfach rechnung@kenzingen.de eingerichtet. Geschäftspartner finden nachfolgend Informationen und Erklärungen zu den formalen Anforderungen der bei der Stadt eingereichten Rechnungen.

Bitte schonen Sie die Umwelt und sehen Sie von Papierrechnungen ab.

Adressierung

Bitte übermitteln Sie uns stets Rechnungen in dem nachfolgenden, einheitlichen Format:

Stadt Kenzingen
"Rechnungsstelle"
Hauptstraße 15
79341 Kenzingen

Rechnungsstellen:

Bitte tragen Sie unter "Rechnungsstelle" den genauen Bereich ein. Einige Beispiele:

  • Rathaus, Fachbereich 1
  • Rathaus, Max Mustermann
  • Gymnasium
  • Kita Schnellbruck
  • Betriebshof
  • Wasserwerk
  • Kläranlage
  • Forsthof

Zustellwege

PDF-Rechnungen oder Rechnungen im ZUGFeRD-Format senden Sie bitte an die bereits oben genannte, zentrale Adresse rechnung@kenzingen.de

XRechnungen können der Stadt über Service-BW unter Angabe der Leitweg-ID 08316020-A3412-33 übermittelt werden.

Anforderungen:

  • 1 Anhang pro E-Mail:
    Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang muss genau einen Dateianhang (PDF, ZUGFeRD oder X-Rechnung) enthalten. E-Mails ohne Dateianhang oder mit mehreren Dateianhängen werden automatisch abgewiesen.
  • 1 Rechnung pro E-Mail:
    Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden. Mehrere Rechnungen in einer Datei sind nicht zulässig.
  • Zulässige Anhangs-Formate:
    Es werden nur Anlagen im PDF- und XML-Format akzeptiert. Andere Formate sind nicht zulässig und werden abgewiesen.
  • Umgang mit rechnungsbegleitenden Dokumenten:
    Rechnungsbegleitende Dokumente (zum Beispiel Leistungsnachweise, Arbeitsberichte etc.) müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Wichtig ist dabei, dass das Rechnungsbild am Anfang steht.
  • Angabe Leitweg-ID:
    Jede X-Rechnung muss unsere Leitweg-ID 08316020-A3412-33 enthalten. Diese 19-stellige Zahlenkombination sorgt dafür, dass X-Rechnungen vom zentralen Rechnungseingang eindeutig und schnell an die Adressaten innerhalb der Stadtverwaltung weiterverteilt werden. Die Leitweg-ID gehört entweder in den Rechnungskopf oder als Angabe in die Rechnungsadresse.
  • E-Mail Text:
    Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
  • Kein Kennwortschutz:
    Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
  • Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug:
    Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 und §14a UStG sind einzuhalten.